Organização pessoal: sair do modo pendências — guia prático
Método para quem vive correndo atrás do próprio trabalho: organizar o dia, priorizar e reduzir a sensação de lista infinita sem app milagroso.
Resposta direta
Organização pessoal começa por enxergar a fila real de pendências e escolher ordem — ferramenta é secundária. Nesse vídeo eu quero falar com quem tem dificuldade de lidar com todas as coisas que tem que fazer no dia, com quem tem dificuldade de se organizar para fazer as coisas em ordem, com quem está sempre correndo atrás e vendo.
Para quem este método foi feito
Nesse vídeo eu quero falar com quem tem dificuldade de lidar com todas as coisas que tem que fazer no dia, com quem tem dificuldade de se organizar para fazer as coisas em ordem, com quem está sempre correndo atrás e vendo que as coisas estão pendentes. E eu vou te dar um relato não de alguém que nasceu super organizado, mas de alguém que aprendeu a fazer isso com o passar do tempo e mesmo não sendo naturalmente um cara disciplinado, eu consigo hoje cumprir uma série de tarefas diferentes graças a essa habilidade que eu desenvolvi de organizar o dia, de organizar a agenda, de organizar a minha cabeça, de organizar a vida e as tarefas no geral. Não traz a visita, mas você não coloca uma visita dentro de casa se ela estiver bagunçada, entendeu?
Porque elas arrumam a tua cabeça, elas te fazem pensar direito a respeito das coisas, elas te fazem enxergar as coisas direito. Mas eu acho que são as tarefas mais chatas que tem, principalmente porque eu olho para elas e penso, isso que eu estou fazendo não está me trazendo renda, então é uma tarefa que eu deveria delegar. Tudo que envolve você ter ideias novas, montar novos planos, você fazer, gravar vídeo, tudo que exige criar e tudo que te dá.
Mapear a fila real de pendências
O que faz a tua empresa prosperar é o trabalho criativo, pelo menos no enquadramento de empresa que me vem à cabeça. Primeiro, me parece que é muito melhor, nos meus testes na minha vida, você ter um período inteiro dedicado ao trabalho criativo. Mas o mundo ideal é esse, que você vai gravar vídeo, você vai planejar o crescimento da empresa do ano, você vai escrever um texto.
E eu acho que um exemplo concreto que vem aqui à minha cabeça, simples de te dar é, eu tô gravando as aulas do meu curso de engenharia do YouTube e eu sempre faço assim, eu lanço um produto com o primeiro módulo quase inteiro pronto. Para eu gravar três aulas de 20 minutos, eu vou levar mais ou menos umas duas horas. Porque eu tenho o tempo de sentar aqui, viajar um pouco na maionese, literalmente assim, eu não estou montando a aula, eu não estou montando o roteiro da aula, eu estou viajando na maionese.
Na prática
Organização pessoal começa por enxergar a fila real de pendências e escolher ordem — ferramenta é secundária.
Escolher ordem sem autoengano
Então é, três aulas de 20 minutos que durariam uma hora, acabam durando duas, duas horas e meia. São três horas que eu sei que eu vou poder viajar na maionese à vontade, sem preocupação, sem peso na consciência. Ter hoje a certeza, para mim pelo menos, e é esse o conselho que eu te passo daí, de que é preciso um período inteiro dedicado a isso.
Se eu tenho que gravar cinco vídeos na semana, eu tenho que ter um ou dois períodos que eu sei que vão ser suficientes para gravar esses cinco vídeos. Você vai documentar porque depois se você esquecer como você fez, você tem acesso e se um dia você precisar passar pra alguém, você tem acesso. No geral, como nas minhas empresas nós estamos mexendo sempre com ferramentas no computador, o pessoal grava a tela do computador o tempo inteiro explicando como é feito um processo.
Rotina diária mínima que segura a semana
Isso vai para um documento, no nosso caso é uma página no Notion, numa Wiki, e lá no documento existe um passo a passo e um vídeo explicativo. Então, todo dia 1º ao dia 7, a gente vai sentar, alguém vai sentar na empresa, vai pegar todos os extratos, vai colocar na planilha lá, vai preencher as coisas. A minha agenda é organizada por cores, então se eu tenho a tarefa de gravação e trabalho criativo, vai estar numa cor, a tarefa de burocracia e tudo mais, pode estar de outra cor.
Tudo que envolve trabalho com os outros eu deixo nas cores adequadas, porque eu tenho as cores dos clientes da agência, as cores das mentorias e por aí vai. Então o que você vai fazer é abrir a tua agenda e você vai enquadrar na tua agenda os espaços de trabalho criativo e os espaços de tarefas burocráticas. Porque eu sempre mudo, minha agenda sempre muda, eu estou sempre readequando ela para achar o melhor encaixe de acordo com a circunstância atual da minha vida.
Sinais de que você voltou ao caos
A circunstância muda, eu vou estar dormindo menos, eu vou estar mais cansado, eu sei que vou ter que mudar minha agenda, porque é outra circunstância de vida. Então, toda vez que você monta uma agenda, você tem que saber que aquilo é temporário, e por isso que você tem que revisar semanalmente. Então, primeiro eu coloco tudo o que eu quero fazer de trabalho criativo e tarefa burocrática nos horários que eu quero.
Então são as minhas aulas ao vivo em grupo, são os meus encontros de mentoria em grupo, todas essas coisas em grupo eu deixo na sexta-feira à tarde. Porque no geral, na sexta-tarde, eu já estou assim, é o final de semana, então eu estou mais leve, eu estou mais tranquilo, eu estou mais feliz. Tu sabe que no sábado você pode trabalhar um pouco menos, tu sabe que no domingo tu vai passar o dia com a tua família, então assim, Não adianta tu falar que quem espera o final de semana é porque tem uma vida ruim.
Sinais de que está funcionando
Dei meus exemplos e eu penso que as conversas, as tarefas envolvendo outras pessoas, devem todas vir por último, por quê? E a gente pode também fazer mais uma adição a essa nossa rotina, nossa agenda, que é o cuidado de si mesmo. Pra tu ler o livro que tu quer, pra tu assistir um Netflix, pra tu ficar com teu marido, com a tua mulher.
Há mais de tudo que eu te falei no teu dia, tu não for capaz de fazer isso, enquadrar na tua semana, tu vai sofrer muito para fazer as três anteriores, que são os trabalhos burocráticos, os trabalhos criativos, e as conversas com outras pessoas. E se a gente olhar para a estrutura da nossa vida, você vai perceber que aqui vem uma coisa, é um pouco off topic, mas acho que vem a calhar nessa nossa conversa. A primeira é que a vida é feita de, vamos chamar de ciclo, ou de altos e baixos, ou de mudanças, ou de circunstâncias diferentes, eu não sei.
O que evitar na primeira semana
Nós estamos muito apressados e eu vivo um problema particular que eu tenho aprendido a solucionar com o passar do tempo, que é, nós estamos o tempo inteiro fazendo coisas na expectativa de que em algum momento nós não as façamos mais. E sempre que eu paro para pensar direito a respeito disso, eu penso, cara, na verdade o que eu busco não é não fazer nada, é só encontrar as coisas que. Isso envolve encontrar um trabalho adequado, encontrar um ambiente adequado de vida e encontrar as pessoas adequadas com quem tu quer conviver.
Quando nós olhamos para isso daqui, nós percebemos que muito da nossa desorganização da rotina vai acabar vindo dessa incompreensão de altos e baixos da vida e desse desejo mal fundado De querer ou as coisas rápido demais, ou de querer coisas que não estão na hora de serem alcançadas. Então, uma coisa que é preciso fazer é, toda semana, quando você revisar a sua agenda, é um bom momento para você revisar se aquilo que está sendo feito é de fato o que deveria continuar sendo feito pelo, vamos dizer assim, pelo resto da sua vida, mesmo sabendo que não vai ser pelo resto. Acredito que esses são conselhos que eu te daria para viver uma vida melhor no teu trabalho e adequar isso bem à tua vida.
Na prática
Próximo passo para «organizacao-pessoal-trabalho-pendencias»: rode um experimento de 7 dias com uma métrica ligada a organizacao pessoal trabalho pendencias antes de escalar o padrão.